Najczęstrze błędy popełniane przy prowadzeniu firmy sprzątającej. Jak ich uniknąć?
Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczej podaje, że w Polsce każdego dnia powstaje około 1000 firm. We wrześniu 2024 roku powstało ich na przykład 29773. Prowadzenie własnej firmy to w założeniu sposób na osiąganie nieograniczonych dochodów i równocześnie możliwość realizowania swoich pasji i zainteresowań. Przekuwanie talentu w konkretne korzyści. Tyle w teorii. Praktyka pokazuje, że bycie przedsiębiorcą to ciężka praca.
Prowadzenie swojej firmy wiąże się przecież głównie z odpowiedzialnością i niestety z ryzykiem popełniania błędów, których konsekwencje mogą decydować o możliwości dalszego funkcjonowania na rynku. O tych błędach właśnie, na przykładzie prowadzenia firmy sprzątającej, chciałbym dzisiaj napisać.
1. Niedoszacowanie kosztów prowadzenia działalności
Słowo klucz – biznesplan. Bez rozeznania realnych kosztów, które są jednym z głównych elementów biznesplanu trudno o wizję tego jaką mamy szansę na powodzenie. Do kluczowy należą:
- koszty firmy sprzątającej – m.in. wynajem biura, księgowa, zakup auta, składki ZUS od właściciela,
- koszty wyposażenia firmy sprzątającej – m.in. zakup sprzętu, środków czystości, materiałów higienicznych,,
- realna kalkulacja kosztów sprzątania – uwzględnienie pełnych kosztów pracy, koszt środków czystości, koszt sprzętu czyszczącego, inne wydatki oraz zysk,
- budżetowanie firmy sprzątającej - należy pamiętać, że ponosimy koszty cały miesiąc, potem wchodzimy w kolejny, pieniądze za zrealizowaną usługę otrzymujemy od klientów w odroczonym terminie, czyli w pewnym sensie kredytujemy klientów na co musimy mieć zapewnione środki.
2. Brak odpowiedniej promocji i reklamy
Nawet najlepsza firma sprzątająca sobie nie poradzi na rynku jeżeli potencjalni klienci się nie dowiedzą o jej istnieniu. Kanałów informacyjnych jest coraz więcej. Zdecydowana większość opiera się o działania w Internecie.
- marketing firmy sprzątającej – podstawową kwestią jest wizja naszej firmy jaką chcemy przedstawić klientom, odpowiedź na pytanie jaka jest nasza grupa docelowa. Do tej wizji należy dostosować odpowiednie narzędzia marketingowe, czyli rozwiązania technologiczne, które pomogą nam ją „sprzedać” na rynku.
- reklama usług sprzątających – po prostu musimy być widoczni, dla tych którzy szukają firmy sprzątającej,
- promocja firmy sprzątającej – nie tylko informujemy o swoim istnieniu, ale podkreślamy dlaczego jesteśmy dla kogoś najlepszym wyborem,
- bezpośrednie pozyskiwanie klientów – warto również rozważyć bezpośredni kontakt z potencjalnymi klientami, by poinformować o usługach i przekonać, że sprzątanie ich biura, salonu, wspólnoty mieszkaniowej przez naszą firmę będzie najlepszym rozwiązaniem.
3. Niezapewnienie odpowiednich szkoleń dla pracowników
O jakości firmy sprzątającej świadczą pracownicy, którzy to sprzątanie realizują. Dlatego niezbędne jest zapewnienie:
- szkolenia pracowników firmy sprzątającej,
- podnoszenie kwalifikacji osób wykonujących usługi porządkowe i specjalistyczne doczyszczanie obiektów,
- szkolenia podnoszące jakość usług sprzątających,
- dbanie o wysokie kompetencje personelu sprzątającego.
4. Zlekceważenie kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy
Po raz kolejny powtórzę – firma sprzątająca to ludzie, osoby sprzątające, operatorzy maszyn czyszczących, specjaliści ds. pielęgnacji zieleni, koordynatorzy. Ich kompetencje są bardzo ważne, ale najważniejsze jest zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Najważniejsze punkty to:
- BHP w firmie sprzątającej – szkolenia wstępne, okresowe, badania lekarskie i zezwolenia do wykonywania określonych prac w tym wysokościowych,
- przepisy BHP dla sprzątaczek/sprzątaczy i operatorów maszyn czyszczących – w tym głównie ocena ryzyka zawodowego,
- wyposażenie ochronne personelu sprzątającego,
- standardy bezpieczeństwa usług sprzątających - każda firma powinna posiadać swoisty kodeks bezpiecznej pracy.
5. Umowy na realizację usług porządkowych i obsługa Klienta
Firmy sprzątające działają w oparciu o zawarte Umowy. Są to zarówno Umowy z pracownikami, ze zleceniobiorcami jak i z klientami. Zawarcie Umowy to początek współpracy i dlatego ważne jest to, aby zawrzeć w niej wszelkie regulacje, które będą gwarantowały nasze wzajemne zobowiązania, prawa i obowiązki. Działalność firmy sprzątającej to oprócz sprzątania pomieszczeń również kontakt z klientem, który nie tak rzadko bywa równie istotny jak sama jakość sprzątania.
- umowy na usługi sprzątające – warto skorzystać z pomocy prawnej w celu ustalenia optymalnych zapisów chroniących obie strony,
- umowy z pracownikami i zleceniobiorcami – w tym przypadku również warto skorzystać z konsultacji z profesjonalistami w zakresie prawa pracy i prawa cywilnego w celu stworzenia umów zgodnych z aktualnymi przepisami,
- relacje z klientami firmy sprzątającej – klient powinien czuć się zaopiekowany,
- obsługa klienta – należy dotrzymywać złożonych obietnic. Jeżeli stworzyliśmy klientowi pewną wizję współpracy to należy ją realizować.
6. Brak pracowników oraz częste zmiany personelu
Należy dbać o swoich pracowników. Zapewnić im takie warunki pracy i płacy, żeby chcieli dla nas pracować. Bez dobrych pracowników żadna firma sprzątająca nie przetrwa. Do największych bolączek firm sprzątających należą:
- rotacja pracowników – pracownicy odchodzą, bo naturalną rzeczą jest, że szukamy dla siebie lepszych warunków, lepszej atmosfery w pracy, stabilnego zatrudnienia,
- brak pracowników na zastępstwa oraz prace dodatkowe – należy być przygotowanym na sytuacje nadzwyczajne. Okres pandemii był tego najlepszym przykładem i bolesną, ale skuteczną lekcją.