Firma sprzątająca Kraków, Katowice, Nowy Sącz.

Jak zmniejszyć koszty sprzątania biura? Strategie optymalizacyjne.

Od kilku lat ceny usług porządkowych zmieniają się w sposób skokowy. Jest to związane z wysokim wskaźnikiem wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę. Koszty realizacji usługi przedstawione w poście pt. „Ile wynosić będzie koszt sprzątania biura lub bloku w 2024 roku?”. Jest drogo bo czas pracy stał się drogi. Każda godzina ma teraz konkretną wartość, dlatego kluczowym pojęciem staje się obecnie optymalizacja.

Biura, bloki, kamienice, salony samochodowe, generalnie wszystkie budynki użyteczności publicznej muszą być sprzątane i to regularnie. Jest to już teraz oczywiste. Względy sanitarne, higieniczne, estetyczne nakazują właścicielom, administratorom utrzymywać obiekt w należytej czystości. Wysokie koszty pracy powodują, że właściciele firm nie chcą, żeby pracownicy tracili czas na sprzątanie i zwracają się w kierunku firm sprzątających. Tutaj też jest kwestia kosztów pracy i dlatego pojawia się oczekiwanie, żeby usługę sprzątania zoptymalizować, czyli mówiąc językiem naszych Klientów: zrobić tak aby było dobrze i niezbyt drogo.

Czy jest to możliwe? Otóż tak, jest to możliwe. Lata doświadczeń w branży usług porządkowych, obserwacji pozwoliły nam na stworzenie różnych koncepcji utrzymania czystości. Pamiętać jednak należy o tym, że optymalizacja to nie tylko cięcie kosztów, ale również osiąganie celu jak. W naszym przypadku celem jest utrzymanie biura, bloku i każdego innego obiektu w należytej czystości. Musimy zdecydować, która forma optymalizacji będzie z punktu widzenia naszej działalności, specyfiki pracy, wymogów higienicznych faktycznie optymalna, czyli szyta na naszą miarę.

Teraz już czas na zaprezentowanie wypracowanych przez nas sposobów optymalizacji czasu i kosztów sprzątania.

1. „50 na 50” –  czyli sprzątanie naprzemienne, gdy chcemy aby osoba sprzątająca była codziennie ale w mniejszym wymiarze czasu pracy. Połowę biura sprzątamy w jeden dzień, drugą połowę w drugi dzień. Jeżeli jest taka potrzebna to można to wzbogacić o codzienne sprzątanie łazienek i np. usuwanie śmieci.

2. „nie-codziennie też jest dobrze” – czyli sprzątanie z inną częstotliwością niż 5 razy w tygodniu. Oczywiście jest świetnie gdy codziennie w biurze czujemy świeży i miły zapach sprzątania. Jednak jeżeli musimy zacisnąć pasa i nie jest to konieczne z przyczyn biznesowych lub higieniczno-sanitarnych to dobrze jest przejść na inny tryb sprzątania. Świetnie sprawdza się sprzątania 3 razy w tygodniu. Czasami naprawdę wystarczy serwis 1 raz lub 2 razy w tygodniu. Dobrze posprzątane biuro + dbający o bieżącą czystość pracownicy biura = czyste biuro non stop. Nie zauważymy różnicy w czystości a będzie zdecydowanie taniej. Do przemyślenia!

3. „zakres prac faktycznie realizowanych” – czyli zakres i harmonogram prac realizowanych w ramach Umowy to nie koncert niespełnionych życzeń, ale wykaz tego co faktycznie musi lub powinno być zrobione. Po co wycierać parapety codziennie? Czy odkurzanie faktycznie musi być tak często? Biurka. Czy porządne ich umycie raz w tygodniu nie wystarczy? Każdy punkt standardowego zakresu prac (o standardowym zakresie będzie nasz następny post) przechodzi przez krytyczne i racjonalne oko zarówno zlecającego usługę jak i koordynatora naszej firmy. Nie tracimy czasu – nie tracimy pieniędzy. Ot co.

4. „sprzątanie na czas” – czyli umawiamy się ile godzin będzie osoba sprzątająca do dyspozycji Klienta. Przykładowo ustalamy, że sprzątanie odbywa się codziennie lub 3 razy w tygodniu. Zakres jest ruchomy i niewiadomo czy wszystko trzeba będzie robić codziennie, organizacja firmy wymaga elastyczności. Najprościej będzie więc ustalić, że sprzątanie odbywać się przez z góry określony czas, np. od 8:00 do 12:00 i na bieżąco będzie ustalany zakres czynności. Jeżeli czegoś się nie zdąży zrobić to zrobi się następnym razem.

5. „części wspólne dla firmy” – czyli w tym przypadku jest podział obowiązków. Firma sprzątająca realizuje prace na częściach wspólnych. Dba o czystość toalet, kuchni, korytarzy, szatni itp. Pracownicy natomiast dbają o czystość wokół siebie, na swoim biurku. Jeżeli jest możliwość, żeby bez straty dla Klienta jego pracownicy sprzątali przestrzeń wokół siebie to wtedy można ograniczyć czas pracy firmy sprzątającej.

6. „stała współpraca – stałe korzyści” – czyli nawiązując współpracę z firmą sprzątającą płaci się mniej za realizację usług dodatkowych. Nasi klienci mają niższe ceny za realizację takich prac jak: mycie okien, czyszczenie wykładzin. Są to prace, które tak czy owak trzeba wykonać. Mając firmę sprzątającą można to wliczyć w ryczałt miesięczny i nawet się nie zauważy tego kosztu. Nie tylko cena jednostkowa będzie niższa od rynkowej ale również jej zapłata będzie niejako rozłożona w czasie. Można też takie usługi fakturować po każdorazowym wykonaniu. Za każdym razem jest to dla Klienta bardziej opłacalne.

7. „oszczędności zawdzięczamy technologii” – czyli jeżeli jest taka możliwość to optymalizujemy czas pracy wprowadzając odpowiednie maszyny czyszczące. Warto zdecydować się na taką opcję w wycenie. Firma sprzątająca więcej środków angażuje na zakup sprzętu dzięki czemu może oszczędzić na czasie pracy. Ma to wymierne korzyści dla Klienta, biorąc pod uwagę dynamikę wzrostu kosztów pracy. W kontekście sprzątania biura możemy wprowadzić np. odkurzacz automatyczny, I-mop. Wybór sprzętu uzależniony jest od rodzaju powierzchni, zagęszczenia tej powierzchni meblami, rodzajem posadzki, itp.

 

Możliwości optymalizacji jest całkiem sporo. Żonglujemy czasem, częstotliwością, rodzajem prac by otrzymać usługę sprzątania spełniającą oczekiwania Klienta. Optymalizacja to też czasami sztuka kompromisu. Dlatego do każdego przypadku podchodzimy indywidualnie, ponieważ rozwiązanie dobre dla jednej  firmy może się zupełnie nie sprawdzić w innej firmie. Proszę pamiętać o tym, że jesteśmy firmą elastyczną, która dopasowuje się do AKTUALNYCH potrzeb Klienta. Strategie optymalizacyjne możemy zmieniać. Biuro, firma, blok to w zasadzie żywy twór, który się rozwija, zmienia. Za tym podąża zmiana preferencji i potrzeb, tych w zakresie czystości również. Dobry partner to taki, który dotrzymuje nam kroku i nas wspiera. Naszym celem jest właśnie bycie dla Państwa dobrym partnerem i świetnym specjalistą w utrzymaniu czystości.